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   会议服务
会议主办方如何选择接待方
作者:老韩     文章来源:http://bmw023194.chinaw3.com     更新时间:2011-7-26    访问次数:6096
人类社会已经迈入知识经济时代,在新的时代,随着世界经济格局的变化以及我国改革开放的深入,中国各个行业将赢得众多发展的契机。想要尽可能地掌握国际国内最前沿的东西,包括行业最新动态、理论研究成果、先进信息技术等,只有通过组织群体会议,使不同的人、不同的想法汇集一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”,得到信息资源的共享,以提高行业、企业效率。会议是一种有效的群体沟通方式。
     公司、企业要主办一次会议,肯定要有接待方。那么会议主办方又如何选择接待方呢?这是一个不容忽视而值得认真分析的的问题。中国旅行社http://www.glcit.com/作为专业的会议接待服务商,根据多年的会议接待经验,愿意向会议主办方提供这方面的有关信息,仅供参考。
     如果公司、企业要组织一次让与会者都满意的会议,必须是会议主办方与接待方的精诚合作以及接待方具备高效优质的专业会议组织能力。一般主办方在选择接待方首先都是相关领导指示下属收集会议举办地的若干资料,然后由领导进行对比、筛选,最后确定接待方。


 通常会议主办方会利用五种途径选择接待方:
 1、直接选择会议目的地酒店做接待方。然而酒店在完成会议接待后,接待会议旅游又成为劣势,与会代表对主办方感到失望,这与主办方的初衷是背道而驰的,最终会议达不到预期的效果。
 2、由会议主办方委托当地的旅行社或者会议公司,负责寻找会议目的地的旅行社或会议公司做接待方。但是中间环节的增加导致会议成本的大幅提高。
 3、选择本企业或行业在会议目的地的办事处,由办事处负责寻找会议目的地的旅行社或会议公司做接待方。可是其中可能存在暗箱操作,会给会议的成功举办留下隐患,这种隐患对主办方来说,造成的损失是不可估量的。
 4、选择本行业内的旅行社做接待方。
 5、从网上搜索、选择会议目的地旅行社或会议公司做接待方。
     不难看出以上5种选择途径,有3种都存在着不同程度的弊端,可能给会议成功举办留下了隐患,造成重大损失。
     实事求事的说在以上五种选择中,从网上搜索、选择会议目的地旅行社或会议公司做接待方,应该说是最现代、最科学、最公平的。因为它没有任何情感色彩和人为干扰,而是通过严格考察接待方的实力和公正的检验来确定接待方的。
    选择接待方的途径虽然有很多,但是接待方也只能有一个。如果选择的接待方能够进行精心的策划,周密的安排、拥有非常专业的会议前线人员和高效完善的后勤服务,那么会议将会圆满成功。在成功的会议中,不仅相关领导准确有效的传达了会议的内容,与会代表也可以高效的沟通交流,获得更多的信息,而且本行业或企业也能由此拓宽发展渠道,增强综合竞争力。相反,如果选择的接待方缺乏接待会议的能力,那么失败的会议所造成的损失是无法估量的。领导威信的降低、与会人员的混乱、时间的浪费、金钱的消耗……都是会议主办方无法接受的事实。由此可见,选择一个正确的接待方对会议成功举办有着举足轻重的作用。
       然而目前现实情况却是会议接待方的接待水平参差不齐、龙蛇混杂。一些不具备办会资格,没有任何会议接待经验的旅行社通过人际关系、感情 色彩或给“回扣”等低劣手段,有的甚至利用以次充好、挂羊头卖狗肉的手段来误导,吸引会议主办方,从而在当今的会议接待市场进行低价的无序竞争。这样的结果,只能是降低会议接待的服务品质,损害会议主办方的利益,从而演变为恶性循环。
 

      中国旅行社给会议主办方提出建议:
 1、会议主办方选接待方时。正规的专业的旅行社会按主办方的要求做一份非常完整,清晰,细化,专业的接待方案,因为会议的接待是一个综合性很强的接待服务,需要一个很专业的服务团队。而非专业的接待方只能提供一份简单的旅游报价。
 2、会议主办方在选择接待方时应要求接待方提供一些会议资料供主办方参阅。例如:接待方已接待过会议的相关完整的配套资料及成功的案例,供主办方参考。这一点非专业接待方是无法做到的,因为它没有系统的接待经验。
 3、会议主办方应安排人员到会议目的地实地考察,从接站到送会议代表离桂的整个过程作一次细至梳理,做到心中有数。
 4、选择知名的国营品牌旅行社为会议接待方,这样安全可靠,质量得到保证,推荐中国旅行社。(http://www.glcit.com/


       中国旅行社是国家品牌社,专业的会议接待商。拥有训练有素的专业会议前线接待人员和高效完善的会议后勤团队。可同时接待两场300人以上的会议。我社始终放弃终将自食恶果的低价无序竞争,致力于专业化、品牌化的发展,打造“高端会议”、“品质会议”、 “精品会议”、“服务型会议”。树立“不求最大,但求最佳”的经营思想,时刻奉行“信誉第一、质量为本”的宗旨来为每一位客户服务。如果您的企业要在桂林举办会议,中国旅行社是您最佳的选择。请您与中国旅行社www.glcit.com联系,沟通,咨询。中国旅行社将为你提供一切便利。凡是来桂林进行会议考察的人员,中国旅行社将按照会议主办方的要求,提供接待。

 

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